Após a digitalização de documentos antigos, o próximo passo crucial é garantir que esses arquivos sejam armazenados de maneira segura e eficiente. O armazenamento inadequado pode comprometer a integridade dos dados e colocar em risco anos de história e informações valiosas. Nesta seção, discutiremos as melhores práticas de armazenamento digital para garantir que seus documentos digitalizados sejam preservados de maneira segura e acessível a longo prazo.

A Necessidade de Armazenamento Seguro para Documentos Digitalizados

Embora a digitalização ofereça uma excelente maneira de preservar documentos antigos, ela não é suficiente por si só. A integridade dos arquivos digitais precisa ser protegida contra falhas de hardware, corrupção de dados, ataques cibernéticos e perda de acessibilidade ao longo do tempo. Portanto, garantir um armazenamento digital seguro é essencial para evitar a perda de documentos históricos e valiosos.
O armazenamento adequado vai além de simplesmente salvar os arquivos em um computador ou na nuvem. Envolve escolher as plataformas e métodos certos, garantindo que os arquivos estejam protegidos contra danos físicos e virtuais, e que possam ser acessados facilmente no futuro.

Tipos de Armazenamento Digital para Documentos Antigos

Existem diferentes tipos de armazenamento digital, cada um com suas vantagens e desvantagens. O ideal é combinar várias opções para criar uma solução de armazenamento redundante, garantindo que seus documentos fiquem protegidos em múltiplos locais.
Armazenamento em Nuvem: Soluções de nuvem, como Google Drive, Dropbox, e plataformas especializadas em preservação digital, oferecem armazenamento remoto e acessível de qualquer lugar. A principal vantagem da nuvem é a redundância automática e o backup regular, o que ajuda a proteger os arquivos contra falhas de hardware locais. No entanto, é fundamental escolher um provedor confiável, com medidas de segurança robustas, como criptografia de dados e controle de acesso.
Armazenamento Local (HD Externo e NAS): Dispositivos físicos, como HDs externos ou sistemas NAS (Network Attached Storage), são uma excelente opção para quem deseja manter um controle completo sobre os arquivos. O armazenamento local oferece mais controle físico e a possibilidade de backup de dados offline, o que é importante para proteger documentos contra ameaças online, como ransomware. A desvantagem é o risco de perda ou falha do dispositivo, por isso é essencial ter redundância e backups.
Sistemas de Arquivos Digitais e Bibliotecas Digitais: Para instituições ou indivíduos que têm uma grande quantidade de documentos digitalizados, os sistemas de arquivos digitais oferecem organização, segurança e gestão eficiente de grandes volumes de dados. Eles incluem ferramentas avançadas para indexação, metadados, e busca, facilitando a recuperação de documentos.

Garantindo a Integridade dos Arquivos Digitalizados

Uma vez que os arquivos digitalizados estejam armazenados, é crucial garantir que sua integridade seja mantida ao longo do tempo. Existem várias práticas recomendadas para proteger os documentos contra corrupção de dados e garantir que eles permaneçam acessíveis e legíveis:
Escolha de Formatos de Arquivo Adequados: Alguns formatos de arquivo são mais robustos que outros, especialmente quando se trata de preservar detalhes e qualidade. TIFF (Tagged Image File Format) é um dos formatos mais recomendados para documentos digitalizados, pois é sem perdas e mantém a qualidade original. PDF/A, uma versão do PDF desenvolvida para arquivamento, também é uma escolha popular, pois é otimizado para preservação a longo prazo. Evite formatos como JPEG, que podem perder dados com cada nova edição ou compressão.
Redundância e Backups: Sempre mantenha pelo menos duas cópias de segurança dos seus arquivos, preferencialmente em locais diferentes. Uma cópia pode ser armazenada em nuvem, enquanto a outra em dispositivos físicos, como HDs externos ou servidores locais. A redundância é a chave para garantir que, caso um backup falhe, os documentos possam ser recuperados a partir de outro local.
Verificação de Integridade dos Arquivos: Periodicamente, é importante verificar a integridade dos arquivos para garantir que não ocorreram erros durante o processo de digitalização ou que os arquivos não se corromperam ao longo do tempo. Isso pode ser feito usando ferramentas de verificação de checksums (valores hash que garantem que o arquivo não foi alterado) ou softwares de monitoramento de arquivos.

Protegendo os Arquivos Digitalizados Contra Ameaças Externas

A segurança digital é uma das principais preocupações quando se trata de armazenamento de documentos importantes. O uso de medidas de proteção é essencial para garantir que os arquivos não sejam acessados, alterados ou danificados por ameaças externas.
Criptografia de Dados: Para proteger documentos contra acesso não autorizado, é recomendável criptografar os arquivos digitalizados. A criptografia converte os arquivos em um formato ilegível para qualquer pessoa que não tenha a chave de decriptação, proporcionando um nível extra de segurança, especialmente para documentos confidenciais.
Controle de Acesso: Limitar quem tem acesso aos documentos digitalizados é crucial. Utilizar senhas fortes, autenticação de dois fatores e controle de permissões pode ajudar a evitar acessos não autorizados. Apenas pessoas ou entidades com a devida autorização devem poder visualizar ou editar os documentos.
Proteção Contra Ransomware e Malware: Para proteger seus arquivos contra ataques cibernéticos, é importante manter sistemas de segurança como firewalls, antivírus atualizados e em funcionamento. Realizar backups regulares também ajuda a garantir que, mesmo em caso de ataque, os arquivos possam ser recuperados sem perda de dados.

Monitoramento e Manutenção Regular

A preservação digital não é um processo único, mas sim contínuo. Para garantir que os documentos digitalizados permaneçam acessíveis e seguros, é essencial realizar verificações regulares e manter as tecnologias de armazenamento atualizadas.
Verificação Regular de Arquivos: Faça verificações periódicas para garantir que os arquivos digitalizados não sofreram danos ou corrupção. O uso de softwares de monitoramento pode ajudar a identificar qualquer alteração ou problema com os arquivos.
Atualização de Sistemas de Armazenamento: À medida que a tecnologia avança, é importante atualizar seus sistemas de armazenamento para evitar a obsolescência. Isso inclui a atualização de dispositivos físicos (HDs, NAS) e a migração de dados para plataformas mais seguras e eficientes.

Conclusão

O armazenamento seguro dos documentos digitalizados é fundamental para garantir sua preservação e acessibilidade a longo prazo. Ao escolher os métodos adequados de armazenamento, como nuvem, backups físicos, e armazenamento redundante, e implementando práticas de segurança e integridade dos arquivos, você pode assegurar que seus documentos antigos estarão protegidos contra falhas e ameaças externas. A preservação digital é um processo contínuo que exige monitoramento, atualizações e, acima de tudo, uma abordagem cuidadosa e estratégica.